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目録作成また文書保存に必要な専門的な知識はハワイ大学図書館に協力を得、特に文書保存に関してはハワイ大学の専門家ジェームス・カートライト氏にこのプロジェクトの初期から指導を受けています。日本語書籍の分類に関しては日本図書の専門家である久美スプリンガー氏、また日本関係図書専門司書時子バゼル氏の指導を受けています。取り扱いに注意を要する資料に関してはハワイ大学図書館保存部長リン・デービス氏の協力を得て、マイクロフィルムを作成し、音声画像資料は専門技師アレクシス・ウェーザール氏の援助を受けました。
スタインホフ教授の指導のもと、実際に資料の整理、分類に携わったのは以下に示したハワイ大学の大学院生です。（プロジェクトに携わった期間に在籍した専門課程と取得した学位を示した。）
- 荒いとしこ (Arai, Toshiko) 社会学博士課程在籍
- 石田一統 (Ishida, Kazutoh) 日本語学修士号取得、日本語学博士課程在籍
- 奥西陽子 (Okunishi, Yōko) 図書館情報学修士課程在籍
- 小泉伸子 (Koizumi, Nobuko) 同志社大学交換留学生、ハワイ大学社会学修士課程在籍
- 児島真爾 (Kojima, Shinji) 社会学博士課程在籍
- 塩沢和臣 (Shiozawa, Kazuomi) 政治学博士課程在籍
- 嶋津百代 (Shimazu, Momoyo) 日本語学修士課程在籍
- ジマーマン・エリカ (Zimmerman, Erica) 日本語学博士課程在籍
- スコット・キンバリー ( Scott, Kimberley “Tee”) 図書館情報学修士課程在籍
- ボンディ・クリストファー (Bondy, Christopher) 日本研究修士号取得、社会学博士課程在籍
- 平井里子 (Hirai, Satoko) 社会学博士課程在籍
- 東久保和美 (Higashikubo, Kazumi) 社会学博士課程在籍
- 中村明美 (Nakamura, Akemi) 社会学博士課程在籍
- ナカムラ・レネー (Nakamura, Renee) 日本語学修士号取得
- 名和文子 (Nawa, Fumi) 社会学博士課程在籍
- 西川玲子 (Nishikawa, Reiko) 日本語学博士課程在籍
- マクローフリン・ブレンダ (McLaughlin, Brenda) 日本研究修士課程在籍
- 村山恵美(Murayama, Emi) 日本語学博士課程在籍
- モンゴメリ・シンディ (Montgomery, Cindy) 日本研究修士号取得、社会学博士課程在籍
- ヤマシロ・ジェーン (Yamashiro, Jane) 社会学博士課程在籍
- 李延風 (Li, Yanfeng) 中国文学博士課程在籍（コンピュータプログラム・デジタル映像化担当）
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